消防認證企業編制體系文件應注意什么？體系文件在編寫過程中需要注意的問題有以下三個：

 

    注意事項一、體系文件的先進性和經濟性

 

    認證規則提出的要求是對生產企業的通用要求。有的基礎薄弱的企業，在按照認證規則的要求編寫體系文件時，擔心今后難以施行。為促進質量管理的科學性、先進性。生產企業應堅持認證規則的要求，嚴格對各項質量活動的控制。同時，考慮到管理成本，體系的實際運作既要符合要求，又要合理、實用、可操作，盡可能降低運行成本。

 

    注意事項二、體系文件的系統性和一致性

 

    體系文件呈金字塔型結構，所有的文件都共存于一個系統，文件之間相互關聯、相互引用。質量手冊是綱領性文件，其他文件都不能有與他不符或矛盾的地方，而只能是它的細化、展開或具體化。在文本的表現形式上，應采用統一的格式，按照同一規則編號。為了做到體系文件的系統性和一致性，需要主編和所有參與編寫人員的充分溝通和協作。

 

    注意事項三、體系文件的符合性和權威性

 

    質量手冊、程序文件的內容應符合認證規則的要求，不能隨意裁減質量要求。作業指導書要有可靠的技術依據，符合相關規范性文件的要求。體系文件應履行起草、審核、批準手續、由責任部門編號、印刷、發布，明確文件解釋人，確立并維護其在生產企業內部的“法規”地位，而不僅僅是在文件中包含批準人的姓名這一形式。

 

    質量手冊和程序文件，先編哪個比較好？

 

    質量管理體系文件化是質量管理體系有效運行的基礎，體系文件化不是單純的文字工作，而是伴隨著體系的策劃、建立、記錄著體系從建立、試運行到不斷完善的發展歷程。先編手冊后編程序文件和先編程序文件后編手冊各有利弊。如果先寫手冊，對要素（過程的原則性描述難以體現生產企業質量管理的特色。如果先寫程序文件，沒有手冊作指導，不確定因素多，編寫效率受到影響。為此，很多生產企業采取了“齊頭并進”的辦法。成立體系文件編寫小組，由質量主管負責，學習認證規則和質量管理知識以及先進生產企業的管理經驗，深入理解和掌握認證規則。在初步確定組織機構、部門職能和人員職責以后，根據認證規則和實際工作的需要，討論確定需編寫的程序文件目錄，由質量主管執筆編寫質量手冊，由參與過程和活動的人員分頭編寫程序文件。

 

    由參與過程和活動的人員來編寫程序文件的好處在于：由于起草人對該項工作比較熟悉，了解國家相關法規的規定、生產企業現行管理程序形成的歷史原因、目前工作狀況和日常工作中相關部門的反映，寫出來的程序更容易貼近實際，同時也有利于使員工產生參與感和責任感。

 

    質量手冊和程序文件是否體現編寫者個人的意愿？

 

    質量手冊和程序文件是一種對生產企業內部具有法規性質的應用文件。它是在全面滿足認證規則的基礎上，管理層就生產企業質量管理體系達成的共識。因此，高層管理者對質量工作的認識和質量管理體系的科學構建，是體系文件編寫工作的基礎和前提。這就要求質量手冊和程序文件不能攙雜編寫者個人的意愿，滿足認證規則并真實體現管理層的要求。

 

    雖然，質量手冊和程序文件的編寫不同于專業技術論文。它要求起草人員不僅對認證規則有較為全面、準確和深刻的理解，對生產企業的現狀有正確、真實的認識，對生產企業高層管理者的意圖能充分領會，而且還要有駕馭文字的能力，掌握文件編寫技巧。只有具備了以上要求，起草人員才能編寫出一份好的體系文件。

 

    什么情況下需要更改手冊和程序文件？

 

    盡管保持生產企業質量管理體系的基本穩定是其持續、有效運行的基礎，但是隨著內外環境的變化，各質量要素以及體系標準對要素的要求會發生變化，質量體系文件的更改（換版或修訂）也就不可避免。

 

    質量手冊作為生產企業質量管理方面綱領性的文件，更改不應過于頻繁。如果不考慮個別文字的修改和斟誤的話，文件有必要進行實質性修訂的情況并不多，一般情況下，引起質量手冊換版或修訂的原因有：

 

    · 《質量手冊》所依據的標準、法規、規范發生變化；

 

    · 生產企業組織結構和管理結構發生變化；

 

    · 由于外部環境的變化，對質量要素（過程）的要求隨之發生了變化。

 

    與質量手冊相比，程序文件更改較為頻繁，除了手冊更改，程序文件也要做相應更改以外，任何為提高工作質量或工作效率而對原有操作程序進行更改、更新的，包括新增工作內容、改變工作要求、更改工作流程等都有可能導致程序文件的更改。

 

    質量手冊和程序文件的編制格式有何不同？

 

    GB/T19023-2003 《質量管理體系文件指南》4.4.1條指出：“本標準允許各類組織在將其質量管理體系形成文件時，在文件的結構、格式、內容或表述的方法方面的靈活性。”“在4.5.1條指出：”程序文件（硬拷貝或電子媒體）的結構和格式應當由組織通過文字內容、流程圖、表格以及上述形成的組合，或組織所需要的任何其他適宜的方式做出規定。“

 

    手冊對質量要素（過程）進行原則性描述，可包括或引用支持性程序。根據GB/T19023的要求，程序文件應包括標題、目的、范圍、職責和權限、活動的描述、記錄、附錄幾方面的內容。

 

    質量手冊一般不對每個要素（過程）的目的、適用范圍和職責進行敘述。一個要素（過程）的控制可能涉及多項工作，每項工作程序都有自己的目的、適用范圍、涉及到的相關部門或人員的職責。而程序是圍繞一項工作而展開的，需要對某些問題做出具體的解釋或說明并提出質量標準要求，因此每個程序都需要對目的、范圍、職責進行描述，但對某一個質量要素（過程）而言，描述其目的、適用范圍、職責是不恰當的。

 

    質量手冊是適用于生產企業內部的一部”法規性“文件，從篇章結構上看完全是一部完整的書，有前言、概述、引用文件、術語和定義、主體、索引、有的手冊最后還是后記，分章節、有附錄。而程序文件之間是靠相互引用來發生聯系的，每個程序文件相對獨立，內容單一，只針對生產企業的某一項工作。如果把所有程序文件編在一起，我們稱之為程序文件匯編。